Le monde de la bureautique regorge d’une multitude de métiers, les uns plus intéressants que les autres. Parmi ceux-ci, certains ont nettement gagné en popularité ces dernières années. C’est le cas du métier d’adjointe virtuelle. Découvrez tous les points essentiels liés à cette profession.
Qu’est-ce qu’une adjointe virtuelle ?
L’adjointe virtuelle est une travailleuse qui participe à la bonne marche des activités d’une organisation ou d’une entreprise. Elle travaille de façon autonome et peut s’occuper de plusieurs activités. Elle travaille à distance et se déplace occasionnellement dans les locaux de l’entreprise.
La polyvalence et la créativité sont nécessaires lorsque tu veux devenir adjointe. De plus, une formation adéquate peut apparaître comme un véritable atout. Cela permet de posséder assurément les compétences inhérentes aux activités de bureau, à l’organisation d’évènements, ou encore à la gestion de projets.
L’adjointe doit être capable de créer un réseau de contacts et de développer des relations professionnelles pour une entreprise. En outre, elle doit maitriser l’utilisation des outils comme les logiciels de production ou de conception.
Quel est le rôle de l’adjointe administrative virtuelle ?
L’adjointe administrative virtuelle est chargée de l’exécution des activités comme l’organisation des évènements et les réservations pour d’éventuels voyages.
Elle peut également concevoir des documents divers, notamment :
- les présentations corporatives ;
- les allocutions ;
- la création de sites internet ;
- les publicités pour vous promouvoir.
En dehors de ces missions, elle peut vous apporter son expérience en soutien sur le plan privé. En effet, elle peut par exemple être chargée de mener des actions telles que la prise de rendez-vous médicaux (chez le dentiste ou autre) et l’inscription à des activités pour la famille. Après l’évaluation de chaque situation, elle programme tout pour que son client puisse rester concentré sur les défis personnels et professionnelles qui l’attendent. Elle peut s’occuper de l’envoi de vos cartes de remerciement, des fleurs (si nécessaire), ou encore s’assurer que vos déplacements se fassent aisément.
Elle peut aussi s’occuper d’autres activités administratives plus routinières de l’entreprise, telles que :
- le suivi des boites vocales de ses clients ;
- l’utilisation de la ligne téléphonique pour l’appel des clients avec lesquelles il y a des affaires en cours ;
- la gestion de la clientèle et la surveillance des boites mails de ses clients ;
- le maintien à jour des coordonnées des membres du conseil d’administration et de la direction.
Pourquoi recruter une adjointe virtuelle ?
Très souvent, les chefs d’entreprise ont recours aux services des adjointes virtuelles pour un certain nombre de raisons.
À cet effet, ils le font :
- lorsqu’ils sont vraiment débordés, mais qu’ils souhaitent commencer d’autres activités ;
- lorsqu’ils doivent effectuer et réussir une activité difficile ;
- lorsqu’ils désirent se donner à fond uniquement sur les activités dans lesquelles ils excellent ;
- lorsqu’ils ont besoin de mener une activité qui ne nécessite pas la présence dans les locaux de l’entreprise ;
- lorsqu’ils voyagent souvent et ont besoin des services d’un ou de plusieurs assistants qualifiés qui font du télétravail ;
- lorsqu’ils passent plus de temps à organiser qu’à agir pour atteindre les objectifs ;
- lorsqu’ils ont déjà une liste des activités dans lesquelles il faut se lancer, mais qu’ils ont un problème d’effectif.
Il est souhaitable de solliciter l’aide d’une telle adjointe bien avant qu’il y ait une urgence au sein de l’entreprise. Vous pouvez par exemple lui confier la tenue de livre. Cela lui permettra d’être déjà immergée dans les réalités de l’entreprise et d’être prête lorsque vous vous déciderez à lui confier des dossiers plus sensibles de votre entreprise.
Qu’est-ce qui explique le succès de ce métier ?
Avant toute chose, il convient de dire qu’une telle assistance s’adapte à vos exigences. En effet, le contrat d’une adjointe virtuelle peut être temporaire ou modulé chaque mois selon la situation. L’entrepreneur n’est pas obligé d’engager une employée avec toutes les implications habituelles (en matière d’argent, de temps et de paperasse), pour ensuite la remercier lorsqu’il ne ressent plus le besoin.
En ayant recours à une adjointe administrative virtuelle, l’entreprise n’a pas à supporter les charges logistiques, notamment les fournitures, l’espace et les équipements. De plus, vous ne payez que pour le travail effectué. À cet effet, le tarif d’une adjointe virtuelle est moins élevé que celui d’une adjointe normale. De plus, les horaires de cette professionnelle sont modulables selon les situations.
Lorsqu’une telle adjointe travaille pour vous, vous n’avez pas de charges salariales puisque vous êtes amené à établir une relation avec un fournisseur de prestation. Vous n’avez également quasiment pas de taxes à payer.
En outre, ce métier cadre parfaitement avec les réalités du moment. Depuis quelques années, les mentalités ont changé et la plupart des chefs d’entreprise ne veulent plus diriger leurs entreprises depuis un seul endroit. Généralement, il leur suffit d’avoir un ordinateur, une excellente connexion internet et un téléphone intelligent pour le faire.
Ils ont besoin de personnes modèles, qui sont qualifiées et capables de se charger de tout ce qui est administratif. Le métier d’adjointe à distance vient donc leur apporter satisfaction, puisque la professionnelle qui occupe ce poste possède l’expérience et capable de travailler avec eux même à partir de n’importe quel endroit.
Étant donné que l’internet fait partie des outils qu’elle utilise, l’assistante est capable adopter les bonnes pratiques de sécurité informatique. Elle dispose pour cela d’outils de travail protégés par mot de passe, de pare-feu et d’antivirus.
Ce qui explique également le succès de ce métier, c’est le fait que vous pouvez choisir votre ou vos assistantes en fonction des besoins spécifiques et changeants de votre entreprise. Même si la plupart de celles qui souhaitent devenir adjointe à distance sont des « généralistes », vous pouvez en dénicher qui soient spécialisées dans des domaines bien spécifiques.
Comment trouver la meilleure assistante virtuelle ?
Il est possible de trouver une offre de service d’adjointe virtuelle sur des sites internet tels que : Indeed. En effet, il existe des plateformes qui se spécialisent dans le rôle d’intermédiaire capable de vous mettre en relation avec des adjointes virtuelles compétentes.
Quelques critères pour identifier la perle rare
Avant toute chose, l’assistante idéale doit être une personne qui ne se limite pas uniquement aux simples tâches d’une assistante personnelle. Elle doit connaître les rouages des réseaux sociaux, surtout ceux qui sont utiles en milieu professionnel comme LinkedIn. Analyser correctement le type de missions à effectuer et choisissez un profil qui cadre parfaitement avec votre vision. Vous devez également opter pour une personne dotée d’un bon sens du relationnel et qui est capable de travailler sous pression.
Service clé en main pour une assistante sur mesure
Le service clé en main du Centre d’affaires à Montréal pour une assistante sur mesure a pour mission d’aider les travailleurs indépendants, les PME et les startups dans leur souci de croissance rapidement et efficacement.
Nous vous donnons la possibilité d’obtenir une proposition personnalisée, en fournissant simplement des informations bien précises sur vos attentes. Habituellement, le délai de réponse est de 12 heures. Pour aller plus vite, vous pouvez l’équipe en charge en utilisant leur numéro de téléphone 438-795-5146.
Conclusion
L’emploi d’adjointe virtuelle est de plus en plus prisé. Le nombre d’employeurs qui y ont recours est de plus en plus grand, du fait des nombreux avantages. Pour pouvoir assurer ses fonctions, l’assistante doit posséder un certain savoir-faire et une grande polyvalence.
FAQ
Comment gérer la confidentialité avec une adjointe virtuelle ?
Lors de son recrutement, l’adjointe signe une entente de confidentialité qui définit clairement les dispositions de protection de vos renseignements. Toutes les données qui lui seront transmises resteront donc confidentielles.
Quel est le coût de ce service ?
Qui dit travail, dit salaire. L’aide procurée par les travailleurs autonomes a donc un coût. Comme tout entrepreneur, vous serez certainement tenté par les offres qui impliquent de petites dépenses. Toutefois, sachez qu’une assistance à un prix trop bas, provient souvent de professionnelles peu compétentes. Cette incompétence peut vous faire perdre de l’argent et du temps par mois. Pour éviter cela, n’hésitez pas consulter les offres du centre d’affaires Montréal. Les coûts de ce centre sont très compétitifs avec un excellent rapport qualité/prix.